做公關活動的應該都清楚，企業(yè)辦一場公關活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出，經(jīng)常在舉辦公關活動期間會遇到很多意識不到的問題，例如：怕流程出錯、現(xiàn)場出現(xiàn)讓領導不滿意的地方、預算不夠、活動效果不好、甚至在活動現(xiàn)場出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問題呢?今天成都公關公司小編給大家分享公關活動中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細節(jié)。

　　一般公關活動執(zhí)行流程分為以下幾個大步驟：

　　01 場地布置

　　02 活動彩排

　　03 活動管理

　　04 費用清單

　　05 活動總結

　　01 場地布置

　　俗話說得好“萬事開頭”， 公關活動難就難在選場地和場地布置上面，那么該如何學會和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認工作：

　　1)確定公關活動的布置時間;

　　2)確定進場路線、例如，停車區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過物料的體積大小;

　　3)確定活動用電量、開關閘的位置;

　　4)確定客梯、樓梯、安全出口的位置;

　　5)確定特邀嘉賓的座位席以及休息室;

　　6)確定嘉賓簽到臺、展示區(qū)的位置;

　　7)確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式;

　　8)確定嘉賓走動區(qū)域、茶歇位置等;

　　9)確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡以及覆蓋情況;

　　10)確定現(xiàn)場燈光位置;

　　11)確定空調(diào)溫度、講臺位置和高度;

　　12)確定停車場位置和數(shù)量;

　　13)確定活動現(xiàn)場的總面積以及各區(qū)域面積。

　　其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來問題也好抓緊時間進行更換：

　　1)仔細核對物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間;

　　2)查看噴繪制作的質(zhì)量，及時補救，如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等;

　　3)核查現(xiàn)場使用的材料是否真實;

　　4)工程預期是否按預期施工;

　　5)施工人員是否全部到位，對接施工負責人;

　　6)高規(guī)格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進場;

　　7)制作施工物料清單進度表，是否按期完成并確認返工的時間差;

　　8)現(xiàn)場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶。

　　接下來就是 現(xiàn)場搭建并負責整個活動現(xiàn)場的施工項目完成情況 ：

　　1)運輸現(xiàn)場物料的通道入口以及貨梯的位置;

　　2)定好舞臺、主背景板位置，測量前后的間距;

　　3)簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認如何擺放;

　　4)活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置;

　　5)控制臺、燈架以及音響及視頻設備的位置;

　　6)現(xiàn)場施工人員應注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗。

　　到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎?你還需要 充當“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié) ，例如：

　　1)音響設備搭建好之后及時挑選背景音樂;

　　2)接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等;

　　3)將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統(tǒng)一管理分配;

　　4)檢查活動當中所需的道具;

　　5)所有物料的畫面、擺放位置是否正確;

　　6)嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方;

　　7)檢查出問題應及時糾正。

　　02 活動彩排

　　1)首先確認所有的彩排人員是否全部到位;

　　2)確認舞美燈光、音響設備是否調(diào)試到位;

　　3)確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間，活動前需要進行面對面溝通;

　　4)確定VIP嘉賓名單無誤;如有改動及時和主持人溝通到位;

　　5)確認演講臺上的桌花和擺放是否到位;

　　6)最后檢查一下會場地面是否保持清潔。

　　活動彩排流程完成之后可以放松下，或者找個沒人的地方稍微睡一會，接下來就是坐等活動開始啦!

　　03 活動管理

　　會前：

　　1)安排禮儀、工作人員負責嘉賓簽到環(huán)節(jié);

　　2)安排專門人員接待VIP嘉賓，(具體可以和客戶溝通);

　　3)安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花;

　　4)安排禮儀人員引導嘉賓入場就座;

　　會中：

　　1)安排工作人員為嘉賓開門關門;

　　2)活動開始前，和所有工作人員提前五分鐘進行確認;

　　3)燈光show走起、音樂走起，主持人上場;

　　4)會中各個環(huán)節(jié)應安排各工作人員把控，啟動儀式需要禮儀協(xié)助;

　　5)安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影;

　　會后：

　　1)VIP嘉賓離場時，安排專門按電梯或者有專車接送;

　　2)嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全;

　　3)與場地方進行場地費用結算，以及其他產(chǎn)生的費用;

　　4)提醒客戶余下的資料是否要打包帶走;

　　5)最后帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物;

　　04 費用清單

　　每場公關活動結束后都需要有一份詳細的費用清單，一般會后的費用清單包括以下三種：

　　1)活動尾款催收;

　　2)演藝人員費用;

　　3)物料制作費用;

　　為了做到活動成本的精準度，盡可能地把所有的成本都計算在內(nèi)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多意外產(chǎn)生的費用都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關項目產(chǎn)出的費用。

　　05 活動總結

　　活動公司學會做會后總結很關鍵，并不是活動做完了就不管不問，而且需要收集一些活動后的客戶反饋數(shù)據(jù)，為下次活動積累寶貴的經(jīng)驗，同樣的錯誤決不能出現(xiàn)在下次活動身上。

　　1)收集活動的拍攝照片和視頻;

　　2)提交客戶滿意度調(diào)查表，并抄送給上級領導;

　　3)媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶;

　　4)結算活動尾款費用;

　　5)針對此次活動進行活動總結;

　　根據(jù)墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會出錯的事總會出錯，如果你擔心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點用于在公關活動當中是最好的活動執(zhí)行警鐘。